Cât costă POS-ul? (Că vrem să comparăm mere cu pere)

Sugestii pentru alegerea unui POS pentru restaurantul dumneavoastră – Partea I

   Întotdeauna când cumpărăm ceva, vrem să știm exact pe ce dăm banii. Ei bine, nici sistemele POS pentru restaurante nu ar trebui să facă excepție de la regulă.

Imaginați-vă următorul dialog de la ultimul târg HORECA la care am participat:

Desigur că e greu să îți reprimi gândurile care îți vin imediat: cât costă ce?”, sau  să comparați ce?”. Dar aceste întrebări sunt perfect legitime.

De multe ori suntem dispuși să alegem mai mult și chiar să ne informăm în prealabil, atunci când facem cumpărături relativ simple, dar nu vrem să pierdem timpul la achiziționarea unui sistem POS. Pentru că, la urma urmei toate au cam aceeași funcționalitate, nu? Ei bine nu chiar!

 

Chiar dacă, pentru mulți, imaginea clasică a sistemelor de management a operațiunilor din restaurante este încă asociată terminalului touchscreen de pe tejgheaua barului, această imagine e doar vârful icebergului. Sistemele POS care sunt ofertate astăzi pe piața românească sunt foarte diferite între ele, în primul rând prin funcționalitate, dar și prin alte caracteristici prezentate mai jos.

Scopul acestei mini-serii de două articole, este de a familiariza potențialul cumpărător al unui astfel de sistem cu importanța fiecărui criteriu enumerat, cu modul în care acesta trebuie să analizeze și să evalueze fiecare dintre acești factori, iar atunci când acest cumpărător va dori să facă unele comparații între sisteme, să fie în măsură să compare mere cu mere.

TIP: Criteriile asupra cărora puteți negocia sunt suportul și prețul. Celelalte aspecte sunt sau nu construite în sistem. Prezența lor poate fi verificată și testată.

 

Deci care este primul pas? 

 

În primul rând funcționalitatea

 

Nu cea oferită de sistemul POS pentru care am primit oferta de preț. Desigur că și aceasta e importantă, dar în primul rând trebuie să stabilim, în mod independent de orice ofertă, care este funcționalitatea de care avem realmente nevoie.

 

Să începem prin a face un tabel ca mai jos. Pentru fiecare funcționalitate vom prevedea două coloane de check-boxuri: obligatoriu/must have și opțional/nice to have.

Există două întrebări importante, la care va trebui să răspundem pentru ca să putem completa acest tabel cu funcționalitățile necesare:

1.     Care sunt tipurile de activități desfășurate în restaurant? și

2.     Care este nivelul curent de focus în managementul restaurantului?    

 

1.   Atenție deci la activități!

 

În primul rând este important să stabilim ce fel de activități de alimentație publică se desfășoară în restaurant. Desigur că marea majoritate a managerilor de restaurante cunosc codurile CAEN (Clasificarea Activităților Economice Naționale) referitoare la alimentația publică și mă refer aici la codurile de mai jos

Verificarea rapidă a modului în care a fost înregistrat propriul business este un prim pas necesar, ușor de efectuat.

 

 

Din punctul de vedere însă al clasificărilor  sistemelor POS și al funcționalităților oferite de acestea, o clasificare mai exactă a acestor tipuri de activități este prezentată alături.

Deși funcționalitățile POS oferite pentru fiecare dintre aceste tipuri de activități sunt grefate pe un trunchi comun, există totuși particularități funcționale, care, dacă sunt oferite în cadrul soluției POS, pot oferi creșteri importante de productivitate, viteze mai mari ale fluxurilor de procesare ale comenzilor și în final, permit obținerea de venituri și de profituri mai mari. Astfel, de exemplu, un sistem cu servire la masă trebuie să ofere posibilitatea de rezervare a meselor (prin call center sau on-line), un sistem take away sau delivery presupune posibilitatea clientului de a comanda on-line, un sistem home delivery trebuie să poată stoca adresa de livrare și eventual să genereze și traseul de parcurs, iar un sistem room-service trebuie să poată prelua clienții din cadrul hotelului și trebuie să permită trimiterea notelor de plată ale acestora pe facturile de la hotel.

2.   Nivele de focus

Spuneam în articolul precedent că am putea defini mai multe nivele de focus în cadrul operațiunilor de management de restaurant. Pentru a afla nivelul de focus al restaurantului nostru trebuie să ne întrebăm: ce tipuri de activități ne consumă cel mai mult timp, sau ne creează cele mai multe probleme?

 

La primul nivel de focus desigur, se află funcționarea optimă a fluxurilor de producție. În acest caz, trebuie să ne asigurăm că funcționalitățile de bază ale  POS-ului permit efectuarea operațiunilor cuprinse în tabelul de mai jos.

La al doilea nivel de focus, suntem interesați de sisteme POS care pot asigura funcționalitate în zona operațiunilor de marketing. Aici avem în primul rând în vedere efortul de fidelizare a clienților, dar și strategiile de marketing bazate pe creșterea vizibilității brandului.

Restaurantul se află la al treilea nivel de focus, dacă preocuparea preponderentă se îndreaptă spre a asigura clienților o experiență de o calitate excepțională. Desigur că în primul rând pentru clienți contează calitatea preparatelor culinare și a serviciilor oferite în restaurant. În absența acestei calități, orice alt efort depus este inutil. Cu toate acestea, experiența deja plăcută a clienților poate fi în continuare îmbunătățită și transformată într-o experiență memorabilă, prin oferirea unor servicii suplimentare. Astfel, o ambianță muzicală plăcută, creată de o orchestră live, poate contribui decisiv la crearea unei experiențe unice. La aceasta poate contribui însă și sistemul POS, atât prin funcționalitățile de infotainment cât și prin preluarea și procesarea feedback-ului de la clienți. Aceste funcționalități sunt prezentate în lista de mai jos.

În momentul în care focusului activităților din restaurant sunt axate pe customer experience activitatea managerului de restaurant necesită mult tact și multă iscusință. Sistemele POS actuale pot pune la dispoziție instrumente avansate de postare de pe aplicațiile mobile, de tip kiosk sau de pe site-ul restaurantului direct pe rețelele de socializare. Această funcționalitate însă, este o sabie cu două tăișuri. În cazul unei experiențe remarcabile postarea va ajuta la atragerea de noi clienți și la loializarea unora mai vechi. Postările negative însă pot avea efecte mai puțin plăcute. Este bine ca la începutul acestei etape să se procedeze cu tact și să se pornească gradat, prin culegerea feedbackului mai întâi doar în sistemul POS intern al restaurantului. Desigur că, la urma urmei clienții nu pot fi împiedicați să posteze pe rețelele sociale nemulțumirile sau calitatea nesatisfăcătoare a serviciilor din restaurant. Dar nu prin intermediul POS-ului. Doar în momentul în care prestațiile restaurantului se ridică în mod constant la cote ridicate, se poate trece la postarea directă prin POS pe rețelele sociale.

 

La urma urmei de ce ne interesează feedbackului? Captarea feedbackului este un ajutor neprețuit pentru stabilirea strategiilor ulterioare de marketing și de branding, iar fără aceste strategii, în acest mediu puternic concurențial, viitorul oricărui restaurant este incert.

Nivelul patru este nivelul cel mai sofisticat și este practicat de managerii experimentați, care au background în activitățile de management al veniturilor (Revenue Management).  La acest nivel, restaurantul are definiți (și monitorizați în mod regulat) o serie de indicatori de performanță (KPIs – Key Performance Indicators), datele din rapoartele analitice prind viață și, din analiza combinată a acestor date, sunt stabilite noile direcții de urmat în crearea meniurilor, a prețurilor și a altor unelte de marketing de natură să crească veniturile zilnice ale restaurantului. Unele POS-uri oferă funcționalitate în această direcție și, mai mult chiar, oferă mijloace de modelare și de previziune a vânzărilor, modele construite pe baza analizei datelor istorice menținute de aceste sisteme.

Tip: Numărul sistemelor POS care oferă în mod integrat funcționalitatea de RM este la ora actuală relativ limitat. Unele sisteme POS se pot însă integra sau exporta datele pentru analiză în aplicații specializate de RM.

La final

La finalul acestui prim articol sperăm să fi adus cititorul interesat de achiziționarea unui sistem POS , o imagine mai clară asupra funcționalităților variate care sunt construite în unele dintre sistemele POS moderne.

 

Despre celelalte criterii de alegere, vom vorbi în articolul viitor al seriei.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

© 2004-2017 AMBO Systems - Nearshore Romania