Cum alegem POS-ul de restaurant?

Sugestii pentru alegerea unui POS pentru restaurantul dumneavoastră – Partea a II-a

Primul criteriu – Acoperirea funcționalității necesare

Acest al doilea articol al seriei, continuă investigarea caracteristicilor de care trebuie să ținem seama, atunci când căutăm să alegem un sistem POS care să se potrivească în mod optim businessului de restaurant pe care îl avem. 

  După cum arătam în primul articol al seriei, sistemele POS pot fi evaluate după o serie de criterii și caracteristici, dintre care cele mai importante sunt redate alăturat


  Și tot în acel  articol, mai menționam faptul că, în mod  indiscutabil, primul și cel mai important criteriu pe care trebuie să îl avem în vedere, când alegem un POS de restaurant este acela al funcționalității și mai arătam cum se poate stabili funcționalitatea de care avem nevoie.

Celelalte criterii

Să continuăm investigarea celorlalți factori din listă. Aceste criterii sunt și ele importante și au puterea de a ne ajuta în selectarea sistemului POS atunci când, sub raportul funcționalității, sistemele supuse analizei oferă posibilități de lucru apropiate.

2.   Uzabilitatea sistemului POS

Uzabilitatea definește acea caracteristică a sistemelor informatice de tip POS care arată cât de ușoară, de rapidă și de intuitivă este utilizarea programului pentru realizarea operațiunilor cerute de managementul restaurantului. Aceasta presupune în primul rând păstrarea convențiilor generale de utilizare a aplicațiilor proiectate să ruleze pe sistemul de operare respectiv. În lumea POS-urilor, sistemul de operare predominant este sistemul Windows, dar POS-urile moderne pot integra și aplicații de tabletă, de smartphone sau de kiosk care rulează în majoritatea lor sub sistemele de operare Android și iOS.

Uzabilitatea măsoară într-un fel și cât de logică este efectuarea operațiunilor și, în acest sens, poate fi un bun indicator pentru aspectul curbei de învățare a modului de operare al aplicației.

Aceasta este reflectată și de ușurința logării/delogării ospătarilor la consola POS a sistemului. În lipsa terminalelor de tip tabletă pentru preluarea comenzilor, terminalul central al sistemului POS poate constitui un loc îngust în perioadele de vârf. Tot uzabilitatea influențează fluența introducerii comenzilor și efectuarea plăților.

IMPORTANT: Această caracteristică este construită în sistemul POS și poate fi testată.

TIP: Atunci când suntem puși să comparăm uzabilitatea mai multor sisteme POS diferite, ne putem lăsa foarte ușor influențați de feelingul pe care îl obținem în operarea programelor. Deși feelingul este important, vă sfătuim să stabiliți și unele criterii mai precise de evaluare.

3.   Flexibilitatea

 

Flexibilitatea unui sistem POS este acea caracteristică a sistemului care măsoară gradul în care sistemul poate fi configurat și adaptat la nevoile specifice ale unui restaurant fără a necesita proiectarea și adăugarea de module software adiționale. Diferitele arii unde se poate manifesta (sau nu) flexibilitatea sistemului sunt evidențiate mai jos.

Flexibilitatea unui sistem reflectă calitatea soluțiilor arhitecturale și a  principiilor care au stat la baza proiectării sistemului software și este "construită"  în sistem.

 

Flexibilitatea fiind construită poate fi testată și va sfătuim să încercați să adaptați sistemul POS la nevoile dumneavoastră, înainte de a-l cumpăra. 

Flexibilitatea proceselor este foarte importantă și este cel mai greu de realizat. Exemple de astfel de adaptări sunt legate de stabilirea fluxului de prelucrare a comenzilor sau a celor de "închidere de zi". Poate că dorim de exemplu să descărcăm gestiunea imediat ce am operat încasarea comenzii, sau poate că dorim să o facem la închiderea zilei. Trebuie să putem adapta procesarea în funcție de nevoile proprii. Fie că dorim ca, după efectuarea plății, sistemul să adauge în mod automat punctele de loialitate în contul clientului, fie că dorim ca în procedura de închidere a zilei să generăm un raport cu materiile prime de aprovizionat pentru ziua următoare, un sistem flexibil trebuie să poată fi configurat în acest sens.

Flexibilitatea în configurarea resurselor hardware și software este în general bine suportată de sistemele POS. Este vorba de posibilitatea de a adăuga sau scoate prin reconfigurare, resurse hardware de tip consolă (PC), terminale POS, tablete, imprimante, imprimante fiscale, terminale de tip kiosk sau sisteme KDS, în funcție de extinderea sau reducerea nevoilor businessului, fără a avea nevoie de asistența și suportul producătorului. 

 

Flexibilitatea în stabilirea rolurilor utilizatorilor este de asemenea foarte importantă și contribuie în mod determinant la adaptarea modului în care se sunt executate operațiunile din restaurant având în vedere atât structura actuală a personalului cât și cea viitoare, știut fiind faptul că acest sector de activitate se confruntă concomitent atât cu o mare mobilitate a forței de muncă, cât și cu o lipsă structurală a personalului calificat.

Astfel, pentru domeniul alimentației publice codurile COR 2017 (Clasificarea ocupațiilor din România) prevăd mai multe ocupații printre care cele de: bucătar, bucătar-șef, ospătar, evaluare riscuri bucătar, pizzar, barman, barman-șef, cofetar, patisier, inspector calitate producție culinară, șef sală restaurant, director, manager restaurant.

Nu toate aceste profiluri ocupaționale au însă nevoie de acces la sistemul POS. Din perspectiva utilizatorilor unui sistem POS rolurile definite în sistem ar putea fi mai degrabă cele prezentate mai jos.

Nu toate aceste profiluri ocupaționale au însă nevoie de acces la sistemul POS. Din perspectiva utilizatorilor unui sistem POS rolurile definite în sistem ar putea fi mai degrabă cele prezentate mai jos.

Loc tabel

NOTE:       Cu excepția rolului "vizitator neînregistrat", toate celelalte roluri necesită înregistrare/setare și logare în sistemul POS pentru accesarea funcționalității.

KDS = Kitchen Display System; sistem de vizualizare pe un monitor sau tabletă amplasate în bucătărie  a comenzilor preluate. Permite schimbarea statusului comenzilor.

Desigur, cu cât avem nevoie de mai multe roluri în propriul restaurant, cu atât vom utiliza mai multe dintre operațiunile prevăzute mai sus, și deci, cu atât vom utiliza mai bine, mai complet și mai productiv sistemul POS.

Cu toate acestea, din rațiuni de limitare a personalului, trebuie să fim flexibili și, fie să putem atribui unui utilizator mai multe roluri, fie să putem adăuga la rolul unui utilizator accesul la funcționalități specifice altor tipuri de roluri. Extinderea sau limitarea accesului la funcționalitate trebuie să fie propagată în mod consistent în tot sistemul POS, pe toate aplicațiile acestuia și pe toate canalele de acces (desktop, web, mobile). Întrebați dacă sistemul oferă această funcționalitate!

Flexibilitatea în raportare este cel mai simplu de testat. Pur și simplu puteți cere să vi se demonstreze generarea unui raport analitic sau de gestiune contabilă cu datele pe care le doriți, cu sortare sau filtrare după criteriile pe care le doriți, paginat sau nu și furnizat într-un format adecvat fie pentru editare fie pentru tipărire (text, csv, doc, docx, xls, xlsx, sau pdf).

Flexibilitatea în importul sau exportul datelor este și aceasta relativ simplu de testat. În principiu fiecare raport de natură contabilă ar trebui să poată fi exportat în programe populare de contabilitate ca de ex. SAGA. Ideal însă ar fi ca TOATE datele din sistem să poată fi exportate într-un format prelucrabil (text, csv, xml, xls). În ceea ce privește importurile de date, desigur ar fi interesantă posibilitatea importurilor de date dintr-un CRM. Diversitatea mare însă a CRM-urilor, sau a PMS-urilor existente pe piața românească, combinată cu lipsa de popularitate a unor standarde de schimbare a datelor din aceste sectoare de activitate fac importul de date o activitate relativ dificilă.

Strâns legată cu flexibilitatea de transferare a datelor este cea a integrării cu alte sisteme third-party. De obicei furnizorii de sisteme POS pentru restaurante oferă out-of-the-box, integrarea cu alte sisteme pe care le produc, cum ar fi cele de gestiune a stocurilor, de contabilitate, de HR/CRM și, cel mai des, cu sistemele pentru gestiune hotelieră. Criteriul flexibilității de integrare joacă cu adevărat un rol în alegerea unui sistem POS doar dacă restaurantul face parte dintr-un resort ospitalier mai complex care conține și posibilități de cazare, sau dacă restaurantul are deja achiziționate sisteme CRM, HR, contabilitate, etc.

4.   Modul de accesare al aplicației

Modul de accesare al aplicației are mai puțină importanță, atâta vreme cât utilizatorii nu întâmpină întârzieri în efectuarea operațiunilor, în rularea rapoartelor sau alte aspecte tehnice. Astfel, tendința recentă observată la producătorii de sisteme POS pentru restaurante este de a oferi funcționalitatea sub forma unor servicii în cadrul modelului SaaS (Software as a Service) cu subscripție lunară. Există însă, bineînțeles și ofertanți de sisteme care se instalează local (on premise). Fiecare dintre aceste soluții are propriile avantaje și dezavantaje. Dintre avantajele soluțiilor în cloud se pot menționa eliminarea unor nevoi de hardware (de exemplu servere de baze de date), sau a nevoii angajării de personal IT pentru efectuarea de instalări sau actualizări ale sistemului. În schimb soluțiile locale nu sunt sensibile la căderile de rețea (deci nu se pierde business) și sunt mai puțin expuse atacurilor și problemelor de securitate a datelor. O discuție mai amplă asupra acestor avantaje și dezavantaje este dezbătută în seria de articole Ne mutăm sau nu în cloud?. Recomandarea noastră se îndreaptă spre ofertanții de sisteme hibride care oferă o soluție integrată cloud-on premises.

5.   Aspecte legate de performanța sistemului

 

Aspectele de performanță sunt construite în sistemul POS și deci pot fi testate. Cu toate acestea, de cele mai multe ori, este mai dificil de generat în testare un volum de tranzacții suficient de mare pentru a pune în evidență apariția eventualelor problemele. Cu siguranță însă, acest trafic va apărea în producție, în momentele de vârf, și doar atunci problemele de performanță, dacă există, vor putea fi puse cu adevărat în evidență. În general, dacă ofertantul are clienți mai mari, putem să ne interesăm de la aceștia despre eventualele probleme de performanță.

6.   Securitatea datelor

Securitatea datelor este o problemă din ce în ce mai actuală, și chiar dacă în general problemele de securitate revin ofertantului de software, în calitatea de potențial utilizator al sistemului, trebuie să fim în cunoștință de cauză în legătură cu aceste aspecte. Problema securității datelor de card există doar în cazul în care soluția POS integrează complet sistemul de plată prin card. În general, în restaurantele din România sunt utilizate terminale de cititoare de card care nu sunt integrate în sistemele POS. În ceea ce privește celelalte date, de exemplu datele legate de clienți (din modulele de fidelizare a clienților), acestea nu sunt critice. Desigur că se recomandă criptarea acestor date, mai ales în cazul în care acestea sunt vehiculate pe rețea.

7.   Suportul tehnic

După criteriile funcționale, aspectele de suport constituie cel mai important criteriu de alegere al sistemului POS, pentru mai multe motive.

·        În primul rând, trebuie să fim liniștiți că atunci când vor apărea unele probleme legate de operarea aplicației, va fi cineva care să ne răspundă la aceste probleme în mod operativ;

·        Apoi, aspectele de suport acoperă mai multe activități cum ar fi:

o   cele de suport la achiziționarea sistemului: instalare, configurare, training (sisteme on premise și hibride);

o   asistență la instalare/re-instalare, configurare, trening suplimentar după achiziționare (sisteme on premise și hibride);

o   efectuarea de upgrade-uri (sisteme on premise și hibride);

o   asistența tehnică on-line/telefonică, disponibilitatea în zona noastră de timp;

trebuie să cunoaștem ce este cuprins în prețul inițial și ce se taxează separat și evident, cu ce tarif orar.

·        Cheltuielile de suport pot fi negociate. Este momentul în care putem intra în conversație directă cu personalul acestei companii și putem să apreciem:

o   Flexibilitatea și amabilitatea personalului din suport;

 

o   Promptitudinea de răspuns a acestuia;

o   Dacă și în ce măsură acesta este receptiv la problemele de business specifice restaurantului nostru, probleme care poate că nu sunt acoperite în întregime de funcționalitatea sistemului;

o   Dacă acesta ne tratează cu importanță sau nu;

o   Dacă personalul este realmente interesat  construirea unei relații strânse și îndelungate de cooperare, etc.

·        Trebuie să cunoaștem de asemenea care sunt orele de suport, dacă este disponibil în timpul weekendului și dacă se poate face remote (de la distanță) sau dacă e necesar să avem o persoană din IT la dispoziția noastră;

 

·        Putem întreba dacă software-ul este sau nu dezvoltat în companie. În caz afirmativ s-ar putea să putem obține includerea într-un viitor apropiat a unor funcționalități necesare dar care nu sunt oferite la momentul achiziționării sistemului sau serviciilor POS.

În fine, un ultim criteriu important îl constituie prețul. Structura prețului poate fi defalcată pe componentele de preț prezentate mai jos. Nu uitați că atât cuantumul cât și modalitatea de plată (sumele inițiale pot fi de ex. eșalonate) pot fi negociate!

În concluzie, pașii de urmat în alegerea unui POS sunt următorii:

 

Dacă vi se pare că parcurgerea acestor pași este prea complicată sau laborioasă și nu dispuneți de timpul necesar, vă sfătuiesc să angajați un consultant, mai ales dacă valoarea investiției este semnificativă.

În niciun caz însă, să nu alegeți la întâmplare, sub impulsul momentului, pentru simplul motiv că și vecinii îl folosesc, sau pentru că așa v-a sfătuit un prieten. Fiecare business de restaurant este unic și are necesități proprii.

Succes!

 

 

 

 

 

 

 

 

© 2004-2017 AMBO Systems - Nearshore Romania