Cuprins
Cum alegi programul POS.
Timp de lectură: 12 minute
Cum alegi programul POS pentru restaurantul sau localul tău? Cu atât de mulți factori care trebuie luați în considerare și atât de multe oferte de programe software pentru restaurante la dispoziție, nu este ușor să alegi. Acest ghid îți va spune, pas cu pas, cum să alegi programul POS: la ce lucruri trebuie să fii atent când evaluezi programele existente pe piață și care sunt pașii care trebuie urmați pentru o alegere fără regrete.
Ce este un program POS și de ce ai nevoie de unul
În mod tradițional noțiunea de program POS se referă la sistemul de procesare a tranzacțiilor într-o unitate comercială. Cu doar câțiva ani în urmă, în unitățile de alimentație publică casa de marcat îndeplinea rolul pe care îl are astăzi un sistem POS. Chelnerii operau vânzările tastând prețul consumației direct pe casa de marcat; aceasta calcula TVA-ul (eventual) și deschidea sertarul pentru finalizarea plății.
În zilele noastre piața restaurantelor este desigur mult diferită de cea din trecut. Programele software din zilele noastre ajută unitățile de alimentație publică să facă față provocărilor actuale: costuri crescute cu forța de muncă, un nivel ridicat al așteptărilor din partea clienților și un mediu concurențial dens.
Programele POS permit opțiuni de plată multiple, ceea ce îți permite să accepți orice formă de plată preferă clienții tăi. Chiar și doar prin prisma acestui singur aspect, ele devin esențiale.
Însă sistemele POS actuale nu se rezumă doar la operațiunile de vânzare, ci tind să automatizeze aproape întreg fluxul operațional din restaurante. Programele și aplicațiile existente înglobează o întreagă paletă de funcționalități, oferind suport informatic pentru multitudinea de aspecte ce țin de funcționarea unui restaurant. Operațiunile de marcaj, aprovizionarea, relația cu furnizorii, gestiunea stocurilor și a rețetelor, administrarea rezervărilor, comunicarea dintre ospătari și personalul din zona de preparare a mâncării, livrările la domiciliu – toate aceste activități pot fi automatizate, eficientizate și documentate prin utilizarea unui program software potrivit.
Soluțiile software specifice oferă restaurantelor posibilitatea să fie mai eficiente, să reducă risipa, să controleze mai bine costurile și să păstreze clienții mulțumiți. În fapt, un sistem POS potrivit reprezintă fundația pe care un local își poate asigura toate aceste lucruri.
Iată lista cu beneficiile generale care sunt asociate cu utilizarea de programe POS și de softuri specializate în restaurante și unități de alimentație publică în general:
Contribuie la reducerea cheltuielilor
Automatizarea proceselor ce țin de inventar și a celor legate de preluarea comenzilor are un impact direct asupra costurilor deoarece procesele manuale sunt parțial înlocuite, intervalele de timp aferente sunt scurtate și riscul eventualelor erori este aproape eliminat. Unele sisteme POS includ funcționalități legate de inventar care permit cunoașterea în permanență a situației stoculrilor. Aceste opțiuni îți permit să reînnoiești din timp comenzile către furnizori și să ajustezi cantitățile achizitionate pentru a preveni risipa – și costurile pe care aceasta le generează.
Asigură o comunicare automatizată între ospătari și bucătari
Unele sistemele POS pot elimina riscul de a transmite sau înțelege în mod greșit comenzile, împreună cu toate întârzierile și neplăcerile aferente, printr-o serie de funcționalități specifice care pur și simplu automatizează procesul de preluare-transmitere a comenzilor.
Economisește timp
Unele programe POS permit personalului să prelucreze mai multe comenzi într-un timp mai scurt, inclusiv prin cumularea comenzilor de la mese, cu cele din online sau telefonice. Acest lucru reduce timpul pe care oaspeții sunt nevoiți să-l petreacă în așteptarea comenzii.
Crește productivitatea
Cele mai performante sisteme POS oferă functionalități complete, care automatizează aproape toate activitățile din fluxul operativ zilnic din restaurante. Aceste funcționalități pot fi implementate și doar parțial, în funcție de necesitățile individuale ale fiecărei unități de alimentație publică (de exemplu un fast-food nu are nevoie de preluarea comenzilor pe dispozitive mobile).
Asigură o gestiune fără erori
Sistemele POS elimina posibilitatea apariției erorilor umane de calcul în activitatea de evidență operativă a intrărilor și ieșirilor din stocul de ingrediente. Astfel, se exclud greșelile care pot apărea la preluarea și introducerea informațiilor numerice și vei economisi timpul pe care l-ai aloca activității de gestiune a stocurilor prin utilizarea de fișiere Excel.
Reduce riscul de furt
În general programele POS permit alocarea în mod diferențiat de drepturi de utilizare pentru operatori, inclusiv drepturile ce țin de ștergerea comenzilor. Acest lucru te ajută să previi eventualele dispariții nejustificate din stoc. În plus, funcționalitățile oferite în secțiunile de gestiune a stocurilor de produse și ingrediente te ajută să identifici tipare neobișnuite de reducere a stocului, care pot apărea ca urmare a unor eventuale sustrageri.
Generează rapoarte și situații
Sistemele POS înregistrează toate tranzacțiile efectuate în cadrul afacerii tale. Prin urmare cele mai multe programe includ o multitudine de rapoarte și situații filtrabile și printabile. În plus, poți avea certitudinea că datele oferite sunt precise – calculele se fac în mod automat – și complete – deoarece sistemele înregistrează toate produsele tranzactionate.
Cum să ceri și cum să evaluezi ofertele de programe POS
Acum că știi care sunt beneficiile pe care le poți aștepta de la un sistem POS, ești pregătit să cauți soluția potrivită pentru afacerea ta. De unde și cum să începi?
Atunci când cauți un sistem POS cel mai la îndemână este să ceri recomandări sau să te lași pe mâna cunoștințelor sau a prietenilor care au deja unul. Însă chiar și așa, mergand pe recomandări sigure, îți asumi totuși riscul unei alegeri nepotrivite. De ce? Fiecare local are particularitățile sale, prin urmare ceea ce potrivește unuia nu potrivește în exact aceeași măsură și altuia.
Dacă știi la ce să te uiți când evaluezi programele existente nu riști să cumperi un program despre care, odată pus în practică, să constați ca nu este la înălțimea așteptărilor.
Cel mai bine este să îți formulezi propriile așteptari de la softul POS. De ce? Pentru că atunci când vei formula o cerere de ofertă pentru o soluție software vei știi să prezinți exact ce ai nevoie și să adresezi întrebări precise. Un client informat e un client care știe din start ce vrea și care poate sa evalueze corect în ce măsură oferta primită corespunde nevoilor sale.
Pentru început încearcă să identifici necesitățile specifice ale afacerii tale, încercând să evaluezi următoarele aspecte:
Stadiul afacerii
Tocmai deschizi o cafenea?
În acest caz vrei un program simplu, ușor de învățat, care să îți permită să adaugi noi functionalități pe măsură ce afacerea avansează, fără sa fii nevoit să schimbi ulterior întreg programul.
Vrei sa schimbi vechiul program POS?
În acest caz probabil știi deja ce nu e ok la programul actual și cum ai vrea ca noul program să rezolve problemele existente.
Mărimea afacerii
Dacă ai o afacere mică, cu un flux de lucru relativ restrâns, atunci nu se justifică achiziția unui sistem POS complex. Însă dacă gestionezi zilnic un volum crescut de comenzi, atunci economiile de timp, bani și eficiența sporită rezultate prin implementarea unui sistem POS avansat ar compensa și ar justifica pe deplin investiția.
Locația
Există o serie de factori legați de locație care influențează ofertarea unui sistem POS, despre care vei fi probabil întrebat atunci când soliciți o ofertă.
Accesul la internet
În condițiile în care programele POS sunt de obicei on-premise, cu instalare locală, te poți gândi de ce ai fi întrebat despre existența internetului în cadrul locației tale. De obicei serviciile de instalare, configurare și suport sunt efectuate de către furnizorii de sisteme software POS de la distanță prin intermediul unor programe online specializate. Acesta este un mod de lucru destul de răspândit, funcțional, care rezolvă problema distanței atunci când furnizorul nu este din aceeași localitate.
Accesul la locatie
Achiziționarea unui sistem POS te aduce într-o relație de durată cu furnizorul. Nu este exclus ca uneori, pe parcursul acestei relații, să fie nevoie sau să îți dorești ca tehnicienii furnizorului să se deplaseze la punctul tău de lucru. În funcție de distanță, deplasarea poate fi sau nu contra cost.
Experiența personalului tău cu tehnologia
Câteva funcționalități de bază sunt comune majorității programelor POS: capacitatea de a opera plăți, de a gestiona stocul de produse și de a furniza rapoarte și situații. Toate soluțiile POS ar trebui sa fie concepute pentru o utilizare facilă, care să plece de la premisa lipsei de experiență a operatorilor în utilizarea programelor POS, însă nu toate sistemele sunt la fel. Fiecare sistem are o altă arhitectură a informației, o altă dispunere a funcționalităților și o altă interfață de utilizare. Indiferent dacă personalul tău are sau nu experiență anterioară în utilizarea programelor POS, orientează-te către unul care să fie ușor de învățat, pentru a economisi timp.
Ce activități vrei să simplifici/automatizezi
În cadrul afacerilor mici administratorul îndeplinește de obicei un cumul de roluri care acoperă cât mai mult din necesarul operațional al unității. Având un sistem POS potrivit, o parte din aceste roluri pot fi puse pe pilot automat.
Ce se înțelege prin “funcționalități complete” atunci când vorbim de un sistem POS? Desigur că tehnologia avansează rapid, și ce este valabil acum probabil că nu va mai fi valabil peste doi ani, însă la ora actuală un sistem POS complet ar trebui să înglobeze funcționalități din următoarele zone:
- Gestiunea operatorilor și drepturi de utilizare diferențiate
- Gestiunea produselor și a ingredientelor
- Gestiunea rețetelor și a meniului
- Planul dispunerii meselor
- Gestiunea rezervărilor
- Automatizarea preluării și transmiterii comenzilor de la mese către zona de preparare a mâncării
- Gestiunea preparării comenzilor
- Gestiunea livrărilor la domiciliu
- Rapoarte și situații
- Meniu digital
- Integrare cu pagina web și cu centrala telefonică
- Afișaj digital
Cum alegi programul POS potrivit pentru afacerea ta
Acum că ai examinat nevoile specifice ale afacerii tale știi ce funcționalități vrei să înglobeze viitorul tău program POS și cum să evaluezi ofertele pe care urmează să le ceri. Este timpul să vezi care din programele POS de pe piață este cel potrivit pentru tine.
Iată lucrurile pe care sa le ai în vedere atunci când verifici site-urile web ale diverselor soluții POS existente:
Cum și cât costă
Majoritatea programelor au o structură de preț formată din costul licentei de utilizare – o taxă unică care îți asigură acces la program pe o perioadă de timp care poate fi sau nu determinată – la care se adaugă, în mod opțional sau obligatoriu, un cost recurent pentru serviciul de suport.
La prima vedere un soft restaurant care poate fi achiziționat contra unei plăți unice, de tip “licență pe viață”, sună ideal și pare alegerea evidentă. Însă, la o privire mai detaliată, vei constata că toate ofertele de acest fel, deși complet legitime, nu includ o serie de servicii fără de care programul își va pierde în timp eficiența.
În schimbul unei plăți unice primești doar programul în sine, în unele cazuri împreună cu serviciile de configurare și instalare. Însă nu vei putea beneficia de actualizările legislative, decisive pentru menținerea utilității programului în timp, de eventualele funcționalități nou-dezvoltate, și nici de serviciile de mentenanță și asistență tehnică.
Contravaloarea abonamentului anual reprezintă pe termen lung mai puțin decât costul unei licențe fără servicii de suport și mentenanță, pentru care ar trebui să plătești punctual ori de câte ori ai avea nevoie de servicii de asistență tehnică sau de cele mai recente actualizări de legislație.
Costul total al unui program POS e determinat în mare de următorii factori:
• numărul de terminale POS din unitatea ta
• numărul de mese pe care programul trebuie să îl sustină
• dacă și ce opțiuni suplimentare alegi să adaugi (de exemplu funcționalități precum preluarea și transmiterea comenzilor la bucătărie prin intermediul dispozitivelor mobile sunt taxate separat)
• dacă alegi un sistem cu instalare locală sau unul accesibil online
Cât este de flexibil
Ce este flexibilitatea unui program POS și de ce contează? Flexibilitatea se referă la ușurința cu care un program poate fi personalizat pentru nevoile individuale fără a necesita adaptări tehnice semnificative (adică costuri și timp suplimentare). Unele programe sunt proiectate din start cu flexibilitate încorporată, altele mai puțin.
Cand evaluezi furnizorii de soluții POS verifică următoarele:
• sistemul poate fi scalat ușor dacă afacerea crește sau scade? Exista costuri asociate pentru aceasta?
• în ce măsură poți păstra (și plăti) doar funcționalitățile pe care le folosești?
• în ce măsură funcționalitățile existente pot fi adaptate pentru fluxul operațional specific al afacerii tale? De exemplu dacă preferi să descarci gestiunea imediat ce s-a încasat comanda și nu doar la închiderea zilei.
• în ce măsură poate fi integrat cu echipamentele de care dispui deja, sau în ce măsură poate fi conectat la echipamentele specifice în general? Acest serviciu este inclus în prețul licenței sau nu?
Este ușor de învățat și de utilizat?
Cel mai bun mod pentru a evalua ușurința de utilizare este să vizualizezi înregistrări video (dacă sunt disponibile) sau să participi la sesiuni demonstrative ale programului. Majoritatea furnizorilor de programe POS oferă astfel de sesiuni demonstrative online, prin programarea prealabilă a unui interval de timp. Uneori sunt oferite versiuni demonstrative downloadabile, care se pot testa local, prin instalare.
Ce vrei să urmărești este ușurința cu care poți efectua în program lucrurile uzuale, cum ar fi preluarea unei comenzi, transferul comenzilor între mese, împărțirea plății, etc. Te poți aștepta să nu reușești să efectuezi sarcinile chiar din prima încercare din moment ce fiecare program este altfel, însă ceea ce vrei să înțelegi este dacă interfața este suficient de intuitivă și cu câtă ușurință reușești să finalizezi acțiunile pe care ți le-ai propus. Dacă tu nu vei reuși să te descurci ușor probabil că nici personalul tău nu o va face.
Mentenanță și suport
Aspectele de mentenanță și suport constituie un criteriu cheie în alegerea sistemului POS, din mai multe motive.
În primul rând, trebuie să ai liniștea că atunci când vor apărea situații legate de funcționarea sistemului, sau când ai fie doar și simple întrebări, va fi cineva care să-ți răspundă în mod operativ. Apoi, serviciul de mentenanță și suport asigură actualitatea la zi a programului prin faptul că include adaptările rezultate în urma actualizărilor legislative. Pe lângă aceste două lucruri principale serviciul de suport poate îngloba și update-uri de securitate sau eventuale funcționalități nou-dezvoltate – în cazul în care sistemul este dezvoltat într-o companie de IT. Dacă este un sistem dezvoltat prin externalizare s-ar putea ca serviciul de mentenanță și suport să fie mai limitat.
O opțiune alternativă pentru a evita costul recurent al serviciului de suport ar putea fi să soliciti să plătești punctual ori de câte ori ai nevoie de intervenții sau actualizări – dacă furnizorul permite acest lucru, și dacă estimezi că prețul punctual al intervențiilor nu ar însuma mai mult decât costul serviciului de suport, care în general este decent (începând cu 15 euro + TVA lunar).
Află și dacă poți avea garanția unui timp de răspuns atunci când lansezi o solicitare, care este intervalul orar zilnic în care te poți baza pe suport și ce te faci în caz că ai o situație urgență în afara respectivului interval orar.
Furnizorul
Orientează-te ideal după un furnizor care a acumulat câțiva ani de experiență în domeniu. Pe lângă garanția experienței și a seriozității, un astfel de furnizor are și capacitatea de a evalua punctele specifice ale afacerii tale, și în cele din urma te poate servi mai bine.
• ce vechime are pe piață?
• câți clienți are?
• îți poate pune la dispoziție referințe sau să recomande clienți actuali cu care poți vorbi?
• furnizează și echipamente specifice sau doar software?
• programul este dezvoltat în firma sau prin externalizare? Dacă prin externalizare cine va furniza serviciul de suport, furnizorul sau firma dezvoltatoare?
★★★★★
Achiziționând un sistem POS te pregătești să intri într-o relație de lungă durată. Ca în toate relațiile, compatibilitatea este esențială. În cele din urmă nu este vorba de relații între două firme, ci de relații între persoane: tu, personalul tău și personalul furnizorului. Dacă încă din faza de evaluare simți că nu poți comunica fluent sau poți avea suficientă încredere în cealaltă parte, poate este mai bine să te orientezi spre altcineva.
